L’ORGANIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO PERSONALE

Un archivio tradizionale di documenti cartacei

E’ buona consuetudine che coloro che, ben consci delle mille utilità che ne ricavano, usano molto il computer e non possono evitare di spendere un tempo enorme per mettere a posto il lavoro fatto eliminando tutti i files superati e conservando, catalogati a dovere, quelli utili. Per svolgere meglio questo lavoro si può usufruire di uno dei numerosi programmi che insegnano come catalogare in ordine tutta la nostra documentazione. Se fatto bene, si tratta di un lavoro utilissimo ma immane. Ogni fine giornata bisogna dedicarvi una mezz’ora o più tempo per ordinare con noia insopportabile i file definitivi e memorizzarli al posto giusto per avere alla fine un archivio organico. Oltre a questo l’archivio deve essere man mano ricopiato su un DVD per avere la sicurezza di conservazione di quel capitale enorme che consiste né più nè meno che nell’intero lavoro eseguito

Mi sorge un interrogativo. Ma se sussistono possibilità smisurate e a buon prezzo di archiviazione di un immenso numero di files, ed esiste la possibilità di trovare anche all’interno di un ammasso caotico quel file che cerchiamo con la sola condizione di conoscere una o più parole chiave dello stesso file, siamo sicuri che la procedura citata sia necessaria o non esista un mezzo per evitarla?. Io penso ad esempio al poter spendere il proprio tempo una volta solo per ideare una sofisticata e pratica strategia di procedura, scegliendo bene la lista di parola chiave dette TAG che possono essere nomi di capitoli o testi oppure di disegni, tabelle o tavole o di qualunque altro tipo di materiale digitale che si vuole conservare in archivio e relativi di ogni tipo di attività, materiale nomi o tag da suddividere ad albero ramificato in base alle caratteristiche principali del lavoro e quindi da ramificare ad albero in base ai nomi della materia oggetto o alla tipologia di lavoro e dividendoli ancora allo scopo di elencare altri elementi atti ad individuare una classe di files e così via fino ad ottenere un grande elenco di parole che, inserite nel file da conmservare in archivio, rappresentino alcune determinanti caratteristiche di qualsiasi files essendo ben note le categorie e sotto categorie di lavori che fanno parte del nostro normale lavoro e che siano da da ritrovare proprio grazie a le citate parole chiave

A me sembra che questa modalità, facilitata come dicevo dalle grandissime possibilità di memorizzazione e di ricerca oggi a portata di tutti, farebbe risparmiare moltissimo tempo. Inoltre l’aver in archivio tutti i files sia pure sistemati alla rifusa ma ben riconoscibili dal PC ricercando una sola o più delle parole chiave, alle volte rappresenta un vantaggio ad esempio per rivedere una versione superata del lavoro, per ricuperare dati che sono stati soggettivamente sostituiti. Ovviamente in questa archiviazione non vanno dimenticati gli ottimi applicativi come evernote, onenote , one drive ecc che rendono facile sia l’archiviazione che la ricerca anche tramite tag o altri metodi.

Il punto interrogativo è proprio questo: vale la pena di conservare tutti i files per risparmiare tempo nella eliminazione di quelli sorpassati?

Faccio un esempio di albero preliminare per l’inserimento dei tag nel nome di archiviazione oppure all’inizio del testo descrittivo ma co munque in ogni lavoro eseguito.

ACQUEDOTTI portata,pompe,pressione,utenti,

FOGNATURA portata, piogge, depurazione, scarico, bianche , nere , miste

EDILIZIA edifici, strutture

NATURA verde, piante , clima

ARTE pittura, scultura, musica, letteratura

MARCELLO

POLITICA governo, europa, USA, russia

ECONOMIA prezzi, pensioni, lavoro

Io penso che un qualunque articolo, tabella excel o disegno che riportasse qualcuna delle parole elencate sarebbe rintracciabile tramite l’operazione “ trova “. La ricerca potrebbe fornire un elenco di tutti o files nei quali è compresa, nel titolo oppure nel testo, la parola chiave ma scorrendo l’elenco si potrebbe facilmente trovare quello cercato ed avere sottocchio anche tutti gli altri che in qualche modo ne sono attinenti.